Табель учета рабочего времени в Украине (бланк образец, пример заполнения, рекомендации)

На предприятии, которое использует труд наемных работников, обязательным является заполнение табеля учета рабочего времени.

Комментарии

Этот документ напрямую связан как с кадровым учетом, так и используется для целей бухгалтерского учета. Его отсутствие может повлечь за собой крупные штрафные санкции со стороны Инспекции по труду и фискальных органов.

В настоящей статье речь пойдет о специфике этого документа, правилах и регулярности его заполнения, о том, кто обязан вести табель, о законодательных нормах учета рабочего времени и о проблемах, с которыми сталкиваются кадровые специалисты.

табель рабочего времени

Табель учета рабочего времени: типовой бланк

Учет рабочего времени производится на каждом предприятии любой формы собственности для целей бухгалтерского учета, в части начисления заработной платы и определения затрат производственной деятельности.

Типовая форма Табеля учета рабочего времени (бланк) была принята 8 лет назад, в 2009 году. Именно тогда издан Приказ Госкомстата №489. Скачать этот бланк можно по ссылке https://www.work.ua/documents/hr-forms/working-order- forms/2228/

Форма Табеля не относится к бланкам строгой отчетности, впрочем, даже его вид может быть несколько видоизменен в зависимости от особенностей нормирования рабочего времени на предприятии. Ориентировочная форма бланка может быть дополнена сведениями о простоях, неявках по неустановленным причинам, данными о специальных отпусках, дополнительных сменах и т.п. В Приказе №489 это обстоятельство оговаривается, потому предлагаемая форма бланка имеет исключительно рекомендательный характер.

Кто уполномочен вести Табель на предприятии

Споры о том, чья обязанность вносить данные об отработанных сменах или рабочих днях, как правило, ведутся между бухгалтерами и сотрудниками кадровых департаментов. И те, и другие используют данные в своей работе:

бухгалтеры для расчета аванса, зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск, доплаты за переработку, по больничным листам и т.п. Работники HR-отделов – для составления графика отпусков, подсчета дней отпуска, в том числе при определении неиспользованных дней отпуска при увольнении работника.

Как показывает практика, Табель сподручнее заполнять тем, кто работает в тесном контакте с руководителями отделов, филиалов, цехов, объектов и т.п.

Очевидно, что это работники HR (Human Resource), за ними и закрепляется обязанность учета рабочего времени, о чем издается соответствующий

Приказ по предприятию. Это важный процедурный момент, который наделяет кадровиков не только обязанностями, но и соответствующими полномочиями, в частности, правом требовать от руководителей отделов и служб своевременную и достоверную подачу информации о занятости работников.

Табель – один из важных внутренних документов на предприятии

Еще один существенный момент, на который стоит обратить внимание:

наличие Табеля на предприятии обязательно, поскольку он является основанием для начисления заработной платы. Если допустить, что этот первичный документ отсутствует, то при проведении инспекции представителями фискальных органов возникнут серьезные проблемы по вопросу правомерности отнесения фонда оплаты труда на затраты предприятия. Чем это может грозит, вероятно, догадываются (или знают наверняка) большинство бухгалтеров и руководителей.

Уполномоченным органом, который также имеет право проверить наличие Табеля, является Государственная инспекция Украины по вопросам труда.

Ошибочно считать, что наличие Табеля на предприятиях малого бизнеса необязательно. Те, кто отстаивает право малым предприятиям не вести

Табель учета рабочего времени, аргументируют это отсутствием четкой формулировки в законодательстве о предполагаемых штрафных санкциях.

Такие специалисты уверены в том, что отсутствие Табеля никоим образом не повлияет на начисление заработной платы и полагаются на данные штатного расписания и поступающие листы нетрудоспособности. В этом случае стоит вспомнить, что Табель содержит информацию не только о выходах на работу, но и об отпусках, в том числе и учебных, о работниках, убывших в командировку, находящихся в т.н. «отгулах», отработавших дополнительное или сверхурочное время.

Табель содержит еще много разнообразной информации, которая является основанием для правильного начисления всех видов оплаты. Ну, и еще один важный момент: следует знать, что Кодекс об административных правонарушениях Украины, статья 166.8 содержит прямую ссылку на привлечение к ответственности должностных лиц за препятствие контролирующим органам осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства.

Размер административного штрафа может быть от 50 до 100 нмдг. Очевидно, что эта норма распространяется на отказ в предоставлении контролирующим органам Табеля для проверки. Подробнее ознакомиться с текстом статьи 166.8 можно по ссылке http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/80731-10/page12

Стаття 188-6. Невиконання законних вимог посадових осіб центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, або створення перешкод для діяльності цього органу

Невиконання законних вимог посадових осіб центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, щодо усунення порушень законодавства про працю та загальнообов'язкове державне соціальне страхування або створення перешкод для діяльності цього органу - тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від п'ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

{Кодекс доповнено статтею 188-6 згідно із Законом № 8/95-ВР від 19.01.95, із змінами, внесеними згідно із Законами № 55/97-ВР від 07.02.97, № 666/97-ВР від 21.11.97; в редакції Закону № 1725-IV від 18.05.2004; із змінами, внесеними згідно із Законами № 1027-VI від 19.02.2009, № 5462-VI від 16.10.2012}

Заполнение табеля учета рабочего времени: рекомендации и особенности

  • Сведения вносятся за каждый день, смену
  • Табель создается за несколько дней до начала нового периода учета
  • Метод заполнения может быть сплошного заполнения или учета отклонений. Первый способ является наиболее распространенным, но допускается применение второго способа, при котором отмечаются отклонения от запланированного графика.
  • Табель создается на каждый месяц
  • Табель создается для каждого отдела, цеха, структурного подразделения или филиала.
  • Отметки о больничных или отпуске производятся на основании соответствующих документов. Если такого документа при заполнении. Табеля нет, ответственным работником проставляется отметка о том, что работник отсутствует по неизвестной причине.
  • Для увольняющихся сотрудников или тех, кто только принят на работу, создается новый Табель
  • Табель с заполненными данными подается в бухгалтерию не реже двух раз в месяц: перед начислением аванса и по окончанию месяца для начисления зарплаты.

Условные обозначения

При заполнении Табеля учета рабочего времени 2017 года, как и ранее, предусмотрены обозначения в виде буквенных сочетаний и цифровых обозначений. Им сопутствует текстовая расшифровка, которая в словесной форме описывает, что делал тот или иной сотрудник каждый рабочий день. В этом документе указывается, сколько часов было отработано всего на предприятии.

  • 01 Р - Часы работы, предусмотренные колдоговором
  • 02 РС - Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством
  • 03 ВЧ - Вечерние часы работы
  • 04 РН - Ночные часы работы
  • 05 НУ - Сверхурочные часы работы
  • 06 РВ - Часы работы в выходные и праздничные дни
  • 07 ВД – Командировка
  • 08 В - Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)
  • 09 Д - Ежегодный дополнительный отпуск (ст.ст. 7, 8 Закона об отпусках)
  • 10 Ч - Дополнительный отпуск, предусмотренный ст.ст. 20, 21, 30 Закона № 796
  • 11 ТВ - Творческий отпуск (ст.16 Закона об отпусках)
  • 12 Н - Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст.ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках)
  • 13 НБ - Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)
  • 14 ДБ - Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)
  • 15 ДО - Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках)
  • 16 ВП - Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (ст.
    18 Закона об отпусках)
  • 17 ДД - Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках)
  • 18 НА - Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)
  • 19 БЗ - Прочие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)
  • 20 НД - Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)
  • 21 НП - Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования
  • 22 ІН - Прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т.д.)
  • 23 П – Простой
  • 24 ПР – Прогулы
  • 25 С - Массовые невыходы на работу (забастовки)
  • 26 ТН - Оплачиваемая временная нетрудоспособность
  • 27 НН - Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и пр., подтвержденная справками лечебных учреждений)
  • 28 НЗ - Неявки по невыясненным причинам
  • 29 ІВ - Прочие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями
  • 30 І - Прочие причины неявок

Важно: при приеме на работу каждому работнику присваивается свой табельный номер, для совместителей создается отдельный табельный номер.

Особенности табелирования отпуска работника

Если на период отпуска работника приходится праздничный день, то в Табеле он обозначается «СВ». Этот день не учитывается в отпускном периоде, увеличивая отдых работника. Например, у работника отпуск с 1 марта сроком на 21 день. В этот период попадает 8 марта, который считается праздничным. Таким образом, работник «отгуляет» 22 дня, из которых 21 день отпуска и 1 праздничный день.

Виды отпусков, которые находят отражение в Табеле:

  • Предоставляемый ежегодно
  • Учебный
  • Ряд видов дополнительного отпуска
  • Творческий
  • Без денежного содержания

В свою очередь отпуска без денежного содержания, их еще называют «за свой счет» или «административные», подразделяются на:

  • По соглашению сторон
  • Учебный
  • Дополнительный
  • На период прекращения работ
  • Работник в командировке, как заполнить Табель

    Отбытие в командировку работника происходит на основании Приказа, изданного по предприятию. В нем указывается место назначения командированного лица, продолжительность командировки, дата прибытия и убытия из командировки. Табелирование командировочных происходит на основании командировочного удостоверения и Приказа.

    В Табеле дни, проведенные в командировке, отмечаются кодом «ВД» и указанием продолжительности рабочего дня в часах. Если на время командировки приходится выходной день, то в Табеле он обозначается кодом «ВД» и «х» в ячейке, где обычно проставляется продолжительность рабочего дня.

    Порядок учета командировок регламентируется Инструкцией о служебных командировках. Полный текст здесь

    http://zakon0.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n11 .

    Если изложить кратко суть учета времени, проведенного в командировке, то следует обратить внимание на следующее:

    • Командированный сотрудник работает по такому же распорядку, как установлено в компании (предприятии).
    • Если в период командировки попал выходной день, он должен быть использован для отдыха.
    • За работу в выходной или праздничный день в командировке полагается соответствующая оплата или отгул.
    • При отбытии или прибытии в командировку в выходной день (если это происходит в соответствии с Приказом) работник вправе получить другой день для отдыха.

    Табелирование работы в выходной день

    В ряде компаний нередко возникают ситуации, когда требуется поработать в выходной день. В этом случае работники кадровых департаментов предупреждают работника о том, что работа в выходной день будет оплачена по двойному тарифу или, по желанию работника, ему будет предоставлен отгул.

    Эта норма регламентируется 72-й статьей Кодекса законов о труде Украины.

    В Табеле работа в выходной (нерабочий) день для работника будет обозначен кодом «РВ». Это будет основанием для бухгалтера произвести соответствующие начисления заработной платы.

    Листы нетрудоспособности (больничные) в Табеле

    Ранее уже говорилось о том, что внесение в Табель данных должно иметь под собой документальное подтверждение. В большей мере это относится в случаях, когда работник болеет или отсутствует по другим причинам.

    Если работник кадровой службы не обладает достоверной информацией о причинах отсутствия работника, то при заполнении Табеля проставляется код «НЗ» - отсутствие по неизвестной причине.

    После предоставления листа нетрудоспособности ответственный за заполнение Табеля вносит коррективы, проставляя код «ТН» - оплачиваемая временная нетрудоспособность. Если лист нетрудоспособности не предоставлен или он не соответствует требованиям по оформлению, то код «НЗ» корректируется на «НН» - неоплачиваемая временная нетрудоспособность.

    Этот пример еще раз демонстрирует то, что по окончанию месяца Табель подвергается окончательным корректировкам и является наиболее достоверным отражением информации об отработанном времени на предприятии.

    Увольнение: как следует заполнить Табель

    На предприятии увольнения или прием на работу далеко не всегда совпадает с началом месяца. Увольняются в силу различных причин в середине месяца, а набор работников в развивающуюся молодую компанию может проводиться еженедельно, а то и ежедневно. В такой обстановке отдел кадров работает с повышенной нагрузкой, генерируя горы документации, в том числе и табеля учета рабочего времени.

    Рассмотрим пример увольнения работника по собственному желанию или по согласию сторон в течение месяца: приказ о событии условно датируем 10 сентября. В этом случае HR-служба создает отдельный Табель на сентябрь, где будет указана только одна фамилия, напротив которой будут стоять отметки об отработанных часах по 10 сентября. Начиная с 11 сентября в Табеле напротив уволенного работника проставляются незамысловатые «х» на все оставшиеся до конца месяца дни.

    Заполненный Табель передается в бухгалтерию (отдел учета) для проведения расчета за отработанное время, а также за неиспользованные дни отпуска. Порядок предоставления компенсации за неиспользованный отпуск регламентируется Законом «об отпусках» ст.24.

    Подобный образом табелируется вновь принятый работник:

    • Составляется отдельный Табель
    • Записываются (или вносятся в электронную базу данных) рабочие часы со дня трудоустройства
    • Временной отрезок с 1-го числа месяца и до даты приема на работу обозначаются символом «х»

    Табель при суммированном учете

    Такой вид учета практикуется в компаниях, где в силу ряда специфических особенностей не может быть соблюдено строгое дневное или недельное нормирование. Обычно это относится к производствам с непрерывным производственным циклом или предприятиям развлекательной индустрии, розничным предприятиям, ведущим круглосуточную работу, другим сервисным городским службам.

    Суммированный учет допускается после согласования с профсоюзом и заключается в том, чтобы принимать к учету общий объем отработанного времени. В этом случае очень важно соблюсти нормальную продолжительность (ст.50 КЗоТ Украины). Как известно каждому HR, нормальная продолжительность – это 40-часовая неделя.

    На примере это выглядит так:

    Работник, продолжительность смены которого равняется 12 часам, начал работу 10 апреля в 18 часов, а закончил смену 11 апреля в 6 час.

    Табелирование происходит не с указанием смены, а с отметками об отработанном времени по календарным дням: 6 часов 1- апреля и 6 часов 11 апреля.

    В связи с таким видом учета следует отдельно отметить водителей, для которых предусмотрена max 10-часовая смена.

    Для водителей смена может быть продлена еще на 2 часа при условии:

    • Длительного нахождения в авто (например, при режиме ожидания)
    • Во время простоя
    • Если требуется совершить поездку до гостиницы, отеля, кемпинга, - до места, где водитель сможет отдохнуть.

    «Летнее» и «зимнее» время: как учитывать «лишний» час

    Перевод стрелок часов сопряжен с некоторыми трудностями в определении продолжительности рабочей смены, поскольку, перевод на летнее время сокращает смену на 1 час, перевод на зимнее время, - напротив, добавляет смене лишний час.

    Чтобы правильно разобраться в этой ситуации, обратимся к статье 54 КЗот Украины, которая гласит, что продолжительность смены в ночные часы должна быть на 1 час меньше такой же смены в дневное время. В соответствии с Кодексом, ночными часами считается работа с 22 часов до 6 часов. Таким образом, при переводе часов на летнее время «теряется» один час, что согласуется с требованием КЗоТ.

    На практике это выглядит несколько иначе: составляется график работы, который обеспечивает нормальную продолжительность рабочего времени с учетом «потерянного» часа.

    Аналогичным образом поступают при переводе на зимнее время: составляют корректирующий график работы на период перевода «стрелок часов» с тем, чтобы соблюсти нормальную продолжительность работы.

    Как исправляются ошибки в Табеле

    Процесс заполнение Табеля связано с переменчивой информацией, которая поступает в HR-службу от руководителей департаментов, отделов, филиалов или от отсутствующих работников. Каждый HR знает, что исправлять информацию в Табеле доводится по мере его заполнения и чем ближе конец месяца, тем интенсивнее эти исправления: кто-то принес больничный лист, кто-то решил взять отпуск, кто-то решил уволиться и т.п.

    На предприятии регламентируется порядок подачи Табеля учета рабочего времени. Бухгалтер настаивает на отсутствии помарок и исправлений, а также на своевременной подаче документа. Впрочем, Табель не является документом строгой отчетности и достигнуть определенного консенсуса между ответственным за заполнение Табеля и бухгалтером можно, издав соответствующее внутреннее распоряжение (или другой документ). В нем прописывается процедура внесения исправлений в Табель, что служит определенным подтверждением полномочности вносить коррективы.

    На крупных предприятиях, да и на предприятиях малого и среднего бизнеса, на сегодняшний день успешно внедряются современные информационные технологии и программное обеспечение, которое позволяет без особого ущерба вносить коррективы в Табель до закрытия отчетного периода, а также существенно повысить оперативность работы кадровых и учетных служб.

    5,01
    КОММЕНТАРИИ: